Enterprise Resource Planning Software (ERP), sustav za planiranje resursa poduzeća najsloženiji je i najvrjedniji softverski sustav. Implementacija ERP-a je značajna investicija u koju poslovne organizacije ulažu novac, vrijeme i resurse. Da bi polučila željeni uspjeh i povrat investicije, važan je ozbiljan pristup u svim fazama implementacije. U prethodnom članku pisali smo o pripremnoj fazi donošenja odluke, odabira novog ERP rješenja i izrade plana implementacije. Nakon što ste odradili taj korak, vrijeme je za analizu. Kako ne bi bilo zabune dodajmo i to da je implementatori nazivaju još i snimkom stanja trenutačnog poslovanja.
Kada je analiza obvezan dio implementacije?
Analiza je obvezna za fleksibilne ERP sustave koji se prilagođavaju potrebama i zahtjevima korisnika. Njima nasuprot su gotova ERP rješenja koja podrazumijevaju prilagođavanje poslovnih procesa i korisnika novom sustavu. Gotova ERP rješenja pogodna su za manje tvrtke s jednostavnim poslovanjem.
Ako niste sigurni u odluku o implementaciji gotovog ERP rješenja, u suradnji s dobavljačem napravite procjenu dodatnih troškova. Ukoliko dodatni troškovi za razdoblje do pet godina (npr. dokup modula ili novih verzija ili plaćanje pretplate) koji proizlaze iz korištenja gotovog ERP-a, premašuju trošak implementacije fleksibilnog rješenja (analiza, prilagodba, uvođenje), isplativije je uvesti ERP prilagođeno svojem poslovanju.
Analiza mora biti sistematična i sveobuhvatna
Niti jedna implementacija nije identična. Definiranje opsega analize prepustite ERP konzultantima. Oni će temeljem svojeg iskustva u obzir uzeti sve potrebne varijable: djelatnost i veličinu tvrtke, broj modula koji se implementiraju, zahtjeve korisnika iskazanih u ranijoj fazi, potrebne prilagodbe, konverzije i migracije podataka, povezivanje ostalim poslovnim sustavima unutar tvrtke (CRM, DMS, sustav za upravljanje nabavom) i resurse. Rezultati analize diktirat će dalji tijek implementacije i zato se obje strane trebaju potruditi da se odradi što kvalitetnije i detaljnije.
Što očekivati i kako se pripremiti za analizu poslovanja?
Implementator provodi analizu radi uvida u način rada tvrtke s ciljem uspostavljanja učinkovitijih procesa uz podršku novog ERP-a. Svrha je prilagoditi sustav potrebama korisnika i pronaći rješenja za uočene nedostatke i probleme.
Analizom upravlja tim ERP konzultanata
Vaš novi pružatelj usluge ERP-a već Vam je postavio niz pitanja tijekom prezentacije. Ali nije dobio dovoljno odgovora za potpunu prilagodbu potrebama tvrtke i zahtjevima korisnika. U ovoj fazi posjetit će Vas tim poslovnih analitičara, tehničkih konzultanata i voditelj projekta i dokumentirat će aktualne poslovne procese metodom individualnih intervjua s ključnim korisnicima te prikupljanjem relevantne dokumentacije.
Ništa bez NDA ugovora!
Prije analize obvezno potpišite NDA ugovor kojim će se implementator obvezati na čuvanje poslovne tajne i zaštite osobnih podataka
Pripremite što više konkretnih informacija o odjelima, korisnicima i tvrtki
Analiza će biti jednostavnija i brža ako unaprijed pripremite podatke. Kontaktirajte voditelja ERP tima i raspitajte se o podacima koji su im potrebni.
Osigurajte vrijeme za sastanke i upoznajte korisnike s projektom
Upoznajte ključne korisnike s ciljevima implementacije novog ERP rješenja. Uputite ih da pripreme listu s problemima koje bi željeli riješiti. Informacije se prikupljaju metodom intervjua u direktnom kontaktu s ključnim korisnicima. Tijekom razgovara često se otkriju detalji koji bi se možda i previdjeli.
Oformite projektni tim
Na strani korisnika u timu su najčešće jedan član upravnog odbora, voditelji poslovnih procesa i krajnji korisnici. Vodite računa da osigurate optimalan omjer zaposlenika za donošenje odluka i operativaca koji dobro poznaju pojedinosti poslovanja.
Izradite popis grupa podataka za prijenos
Iskoristite ovu fazu i dogovorite grupe i opseg podataka koji ćete prebaciti u novi sustav.
Dogovorite dalje korake
Nakon analize mnoge stvari su jasnije, stoga odmah dogovorite dalje aktivnosti i definirajte okvirne rokove za edukaciju, testiranje i produkciju kako bi sudionici mogli planirati vrijeme.
Definirajte zahtjeve i posložite procese za ERP
Osnovna zadaća ERP-a je povezati poslovne procese (financije, ljudske resurse, prodaju, proizvodnju, skladište, komercijalu…) i distribuirati podatke kroz sustav u stvarnom vremenu. Cilj je povećanje učinkovitosti i produktivnosti. Kako bi osigurala uspješnu implementaciju, organizacija treba pažljivo definirati svoje zahtjeve i posložiti procese. Jedino s takvim pristupom može iskoristiti potencijal i prednosti sustava. Dužnost implementatora je konfiguracija ERP-a sustav skladno korisničkim zahtjevima. Uspješno upravljanje svim tim koracima prema dogovorenom rasporedu zahtijeva pažljivo planiranje i strukturiran pristup implementaciji u fazama.
