Kada zadužena osoba zaprimi pošiljku, unijet će je u Faros, dodijelit će joj klasu i broj, a sustav će generirati jedinstveni identifikator pismena. Potom se dokument šalje dalje na odobravanje s vidljivim statusom, a zadužena osoba dobit će obavijest putem e-maila ili putem Farosa s opcijom odobravanja ili odbijanja. Nadređena osoba moći će digitalno potpisati dokumente.
U skladu s odredbama Uredbe o uredskom poslovanju javnopravna tijela dužna su uspostaviti informacijski sustav uredskog poslovanja najkasnije do 1. siječnja 2023. godine. Vlada RH Uredbu o uredskom poslovanju donijela je još 1. srpnja 2021. godine. Radi značajne reforme uvođenjem elektroničkog poslovanja primjena definirano je prijelazno razdoblje za prilagodbu, a ono ističe uskoro.
Na koga se odnosi Uredba o uredskom poslovanju?
Uredba se primjenjuje na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te na pravne osobe koje imaju javne ovlasti (donose upravna rješenja, vode službene evidencije i sl.).
Digitalizacija je najveća promjena u Uredbi o uredskom poslovanju
Većina noviteta usmjerena je na digitalizaciju pisarnice: upravljanje spisima te komunikacija unutar organizacije i s drugim vanjskim organizacijama. Dokumenti se primarno izrađuju, potpisuju i šalju elektroničkim putem, a papirni spis postaje izuzetak. Ova promjena trebala bi promijeniti, ubrzati i osuvremeniti rad državne i javne uprave.
10 najvažnijih izmjena u Uredbi o uredskom poslovanju
- Komunikacija: „Javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljaju primarno elektroničkim putem“. Zasada je ovo instrukcijska norma, bez sankcije, ali jasno označava cilj da se uredsko poslovanje i dopisivanje u budućnosti sve više obavlja elektroničkim putem. Propisano je da javnopravno tijelo na svojoj mrežnoj stranici objavljuje adresu elektroničke pošte za primanje pismena te navodi druge načine elektroničkog primitka pismena ako ih ima.
- Temeljeno pravilo nove Uredbe je da se pismena evidentiraju u informacijskom sustavu uredskog poslovanja javnopravnog tijela čime se knjige eliminiraju iz svakodnevnog poslovanja.
- Uvodi se jedinstveni identifikator pismena koji omogućava provjeru izvornosti, cjelovitosti i praćenje cjelokupnog puta pismena pri razmjeni podataka između informacijskih sustava uredskog poslovanja. Nastaje unutar informacijskog sustava uredskog poslovanja strojno, slučajnim odabirom.
- Jedinstvena oznaka pismena iskazuje se u obliku linearnog ili 2D barkoda, a sadrži informacije o klasifikacijskoj oznaci i rednom broju pismena. Omogućava strojno čitanje i lak unos podataka o pismenu u sustav. U pravilu se stavlja u gornjem desnom uglu akta.
- Pečat može biti „pečat s grbom Republike Hrvatske“, čiji su sadržaj, oblik i uporaba propisani posebnim zakonom i „kvalificirani elektronički pečat“.
- Potpis se definira dvojno: vlastoručni potpis i kvalificirani elektronički potpis.
- Službena bilješka – pisani zapis naloga, primjedbi, obavijesti, telefonskih razgovora, usmenih uputa i poziva te drugi zapisi o činjenicama i okolnostima važnima za postupanje u određenom predmetu.
- Pismena se šalju u elektroničkom obliku. Obavezno: kada se pismeno sastoji od više listova, svi listovi trebaju biti sadržani u jednoj datoteci, bez praznih listova. Svako pismeno i prilog trebaju činiti zasebnu cjelinu, a ako su zbog količine podataka podneseni u više datoteka, potrebno je u nazivu datoteke naznačiti da čine istu cjelinu.
- Izričito se propisuje da akt u elektroničkom obliku, ovjeren elektroničkim potpisom, ne mora sadržavati i elektronički pečat. Analogno tome, kvalificirani elektronički pečat koristi se za ovjeru elektroničkih dokumenata na kojima nije potreban elektronički potpis.
- Pojmovnik Uredbe znatno je unaprijeđen i prilagođen elektroničkom poslovanju. Na snazi je i novi Naputak o brojčanim oznakama pismena i sadržaju evidencija uredskog poslovanja kojemu je to prva promjena nakon što je stupio na snagu davne 1989. godine.
Uredba o uredskom poslovanju u Faros pisarnici
U tijeku je projekt implementacije modula Faros ERP pisarnica u uredsko poslovanje Sveučilišta u Rijeci. Po završetku projekta modul će u potpunosti biti usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju.
Izdvojene funkcionalnosti:
- Dodjeljivanje brojčane oznake i generiranje jedinstvenog identifikatora pismena
- Unos podataka i dokumenata u sustav
- Unos skenirane dokumentacije pristigle poštom
- Skeniranje dokumenata direktno u sustav
- Izrada akta iz sustava (tisak u unaprijed pripremljene obrasce)
- Unos dokumentacije pristigle elektroničkom poštom
- Slanje dokumenata elektroničkim putem iz sustava
- Digitalno potpisivanje i ovjeravanje dokumentacije
- Definiranje tijeka rada (work flow)
- Definiranje sustava ovlasti nad podacima
- Bilježenje svih aktivnosti
- Vidljivost kolanja dokumenata kroz statuse u svakom trenutku
- Dodavanje službenih bilješki i komentara
- Arhiviranje i brza pretraga
- Povezanost i razmjena podataka s drugim informacijskim sustavima (ZUP IT – nacionalni sustav za praćenje provedbe Zakona o općem upravnom postupku)
