Fiskalizacija 2.0 kreće za:
Digitalizacija poslovanja u Hrvatskoj ulazi u novu fazu uvođenjem Fiskalizacije 2.0. Jedna od ključnih promjena koju treba imati na umu je obveza ispravnog čuvanja elektroničkih računa (eRačuna).
- Ako primate eRačune ili šaljete i primate, obvezni ste čuvati ih u elektroničkom obliku u eArhivu (sigurna lokacija predviđena za zakonski usklađeno čuvanje eRačuna u izvornom obliku – .XML format)!
- PDF nije eRačun i spremanje PDF-a u registrator ne zadovoljava zakon!
- Čuva se XML računa s valjanim vremenskim žigom i valjanim elektroničkim potpisom vjerodostojna isprava. Primjer: Faros kreira xml, proslijedi ga informacijskom posredniku koji mu doda vremenski žig i potpis i tek onda je taj XML vjerodostojna isprava.
- U eArhiv se mogu spremati sve vrste poslovnih dokumenata: eRačuni, eOpomene, eOtpremnice, eNarudžbenice, ugovori te ostali dokumenti koje su tvrtke dužne čuvati.
U nastavku donosimo jasne zakonske zahtjeve, tehničke uvjete i konkretne korake koje svaki poduzetnik mora poduzeti kako bi imao ispravan eArhiv.
Sadržaj
Što kaže zakon o čuvanju eRačuna?
Zakoni jasno definiraju da knjigovodstvene isprave mogu biti elektroničke — ali samo ako ispunjavaju tri uvjeta: vjerodostojnost, cjelovitost i nepromjenjivost.
Najvažnije odrednice:
- Zakon o računovodstvu čl. 10. “Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade“ – eRačun se ne smije printati, knjižiti i pohranjivati u registrator, već je svaki primatelj eRačuna dužan uspostaviti siguran eArhiv.
- Knjigovodstvena isprava jednako je i elektronički zapis, što znači da je XML izvorni eRačun, a PDF samo njegov prikaz.
- Opći porezni propisi – definiraju pravila pretvaranja dokumenata iz jednog oblika u drugi.
- Javna nabava – od 2019. eRačuni se moraju razmjenjivati i čuvati isključivo u elektroničkom obliku.
Rokovi čuvanja
- Standardni rok za čuvanje eRačuna iznosi najmanje 11 godina, a rok za čuvanje tih isprava počinje teći od zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumenti odnose.
- Pojedini porezni propisi navode kraće rokove (6 godina), ali u računovodstvenom smislu poduzetnici trebaju računati na 11 godina.
- Za razliku od papirnatih dokumenata, kod eArhiva je nužno voditi računa i o tehnološkoj održivosti – kako će dokumenti ostati čitljivi kroz više godina.
Tehnički zahtjevi eArhiva
Da bi eArhiv bio usklađen sa zakonom i pouzdan u praksi, mora zadovoljiti niz kriterija:
- Izvorni oblik – arhivira se XML, ne PDF.
- Vjerodostojnost podrijetla – dokaz tko je izdao dokument (digitalni potpis, certifikat).
- Cjelovitost sadržaja – sadržaj se ne smije mijenjati, izmjene se moraju pratiti kroz audit trail.
- Nepromjenjivost – dokument mora ostati identičan kroz cijeli rok čuvanja.
- Kontrola pristupa – jasno definirana prava pristupa i sigurni mehanizmi logiranja.
- Vremenski žig – dodatno jamstvo da dokument nije naknadno mijenjan.
- Redundantna pohrana – višestruke kopije na različitim lokacijama i redoviti backup.
- Migracija i održivost – plan za očuvanje čitljivosti dokumenata i kod promjene tehnologije.
- Mogućnost preuzimanja podataka – poduzetnik mora u svakom trenutku moći preuzeti arhivirane dokumente.
Praktični savjeti za poduzetnike
Ako se pripremate na eArhiv u okviru Fiskalizacije 2.0, preporučujemo:
- Napravite popis dokumenata koje primate i izdajete.
- Procijenite volumen podataka i potrebni kapacitet arhiva.
- Informacijski posrednici pružaju uslugu eArhiva – provjerite ugovorene usluge i rokove čuvanja. Mnogi informacijski posrednici nude eArhiv kao dodatnu uslugu.
- Druga opcija je potražiti certificiranog pružatelja usluge eArhiv.
- Definirajte internu politiku pristupa i odgovornosti – tko ima pravo uvida, preuzimanja ili izmjene.
- Ne zaboravite da PDF u registratoru nije eArhiv – čuvajte originalni XML.
Upozorenja iz prakse
- Poduzetnici koji nisu mogli dokazati izvorni eRačun izgubili su pravo na odbitak pretporeza.
- Kazne za nepravilno arhiviranje kreću se od nekoliko stotina do više tisuća eura.
- Tvrtke koje nisu ugovorile uslugu suočile su se s gubitkom dokumenata.
Zaključak
eArhiv nije administrativna formalnost, nego ključni dio digitalnog poslovanja i zakonska obveza poduzetnika koji je odgovoran za pohranu originala.
Provjerite imate li usklađen sustav i ugovoreni eArhiv. Ako ga nemate, vrijeme je da odaberete najbolje rješenje za svoju tvrtku.
Naše iskustvo pokazuje da se pripremljenost uvijek isplati: izbjegavate kazne, osiguravate kontinuitet poslovanja i bezbrižno započnite razdoblje fiskalizacije 2.0.
