E-račun: proces digitalnog zaprimanja i slanja računa

Olakšava i ubrzava poslovanje: Automatizirano zaprimanje i slanje računa uz FAROS e-račun

Kolanje računa za veće tvrtke je ozbiljan poslovni proces. Posebice u onim tvrtkama koje imaju više fizički odvojenih podružnica. U tom slučaju interni poštar fizički raznosi poštu što je sporo. Papiri se s vremena na vrijeme zagube. Često se ne zna točno komu dostaviti račun. Nemoguće je pratiti status računa… Ručno zaprimanje i vođenje evidencije dokumenata zaposlenicima oduzima previše vremena i ograničava ih u ostalim financijskim aktivnostima.

U digitalnom svijetu korištenje softverskih alata za upravljanje računima je neophodno za tvrtke koje žele imati uređene i učinkovite poslovne procese. FAROS je ERP sustav dizajniran za ubrzavanje i olakšavanje poslovnih procesa. U ovom članku pronaći ćete sve potrebne informacije o funkcioniranju modula e-račun koji korisnicima pomaže uštedjeti i do 50% vremena.

Što je e-račun?

E-račun u potpunosti digitalizira i zamjenjuje fizičko kolanje dokumenata. Najčešće je integriran u širi informacijski sustav za upravljanje poslovanjem (ERP) poput FAROSA.

Pomaže u poboljšanju postupaka zaprimanja i slanja računa, pojednostavljuje tijekove rada za praćenje ulaznih i izlaznih računa, štedi vrijeme i novac, a mogućnost ljudske pogreške smanjuje na minimum.

E-račun funkcionira i kao digitalni arhiv ulaznih i izlaznih računa što omogućava spremanje i upravljanje svih dokumenata na jednom mjestu. Uz e-račun zaprimanje i slanje dokumenata postaje potpuno transparentno.  Ovlašteni korisnici pristupaju na jedan klik s bilo kojeg mjesta u bilo kojem trenutku. Također, eliminira potrebu ispisivanja računa i fizičkog arhiviranja i tako smanjuje količinu papira čime pozitivno doprinosi zaštiti okoliša.

Kako funkcionira digitalno zaprimanje ulaznih računa u FAROS-u?

  • Ulazni računi se zaprimaju digitalnim putem u poveznici sa servisom Moj e-račun.
  • FAROS je u potpunosti integriran sa servisom Moj e-račun što znači da korisnik s portalom komunicira izravno iz FAROS-a bez potrebe za izlaskom iz sustava i zasebnom prijavom na portal.
  • Računi se zaprimaju automatski u Knjigu e-računa uz redovita dnevna osvježavanja. U slučaju potrebe korisnik može pokrenuti ručno učitavanje računa s portala u FAROS.
  • Pri učitavanju računa u FAROS sva se polja popunjavaju automatski što drastično skraćuje vrijeme potrebno za ručni unos. Prije verifikacije ulaznog računa, korisniku preporučamo kontrolu podataka. Korisnicima je omogućen ručni unos dodatnih podataka i korekcija.
  • Ulazni račun sadržava:
    • XML
    • Tisak računa u PDF formatu
    • Priloge
  • Digitalni arhiv ulaznih računa – s obzirom na to da se računi zaprimaju digitalnim putem nema potrebe za ispisom istih.
  • Digitalni arhiv olakšava pristup i ubrzava pretragu ulaznih računa svim korisnicima koji imaju ovlasti. Oni im mogu pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. (Prisjetite se kako izgleda i što podrazumijeva pretraga računa u registratorima).
Arhiv ulaznih i izlaznih računa

Kako funkcionira digitalno slanje izlaznih računa u FAROS-u?

  • Slanje računa iz FAROS-a odvija se posredstvom portala Moj e-račun
  • Računi se kreiraju u FAROS-u i direktno se šalju kupcima (bez potrebe ručnog unosa računa na portal Moj e-račun).
  • Korisnici u FAROS-u mogu pratiti status poslanih e-računa (poslan, zaprimljen, potvrđen, odbijen). Statusi se automatski osvježavaju u Farosu pa nema potrebe za paralelnim radom na portalu Moj e-račun.
  • XML i PDF računa kreira se automatski prilikom slanja. Prilozi se prilažu zasebno i šalju uz e-račun.
  • FAROS automatski prepoznaje kupce koji koriste uslugu digitalnog zaprimanja računa. Korisnicima su unutar FAROS-a dostupni podaci o registriranim korisnicima portala Moj e-račun. Dovoljan je jedan klik za slanje e-računa.
  • No to ne znači da svi oni moraju primiti račun digitalnim putem. Za račune koje kupci i dalje žele primati poštom moguće je unaprijed definirati postavke na ekranu kupca. 
  • Jedna od značajnijih funkcionalnosti FAROS-a za uštedu vremena je slanje svih računa istovremeno putem e-računa, odnosno slanje neograničenog broja računa „na jedan klik“.
  • Podaci se prenose automatski što štedi vrijeme koje bi se potrošilo na ručno prepisivanje i smanjuje pogreške.
Prelazak na euro

Prelazak na euro u Farosu

Vlada je 21. srpnja 2022. godine donijela konačnu odluku o ulasku o eurozonu. Euro će u Hrvatskoj postati službena valuta od 1. 1. 2023., a

Konferencija E_BIZ

Farosovci na konferenciji E_BIZ

Što poduzimamo vezano za prelazak na euro? Pratimo razvoj događanja i zakonodavne okvire, sudjelujemo na radionicama i predavanjima, analiziramo i planiramo potrebne izmjene, razgovaramo s

Ova stranica koristi kolačiće za pružanje boljeg korisničog iskustva.