Olakšava i ubrzava poslovanje: Automatizirano zaprimanje i slanje računa uz FAROS e-račun
Kolanje računa za veće tvrtke je ozbiljan poslovni proces. Posebice u onim tvrtkama koje imaju više fizički odvojenih podružnica. U tom slučaju interni poštar fizički raznosi poštu što je sporo. Papiri se s vremena na vrijeme zagube. Često se ne zna točno komu dostaviti račun. Nemoguće je pratiti status računa… Ručno zaprimanje i vođenje evidencije dokumenata zaposlenicima oduzima previše vremena i ograničava ih u ostalim financijskim aktivnostima.
U digitalnom svijetu korištenje softverskih alata za upravljanje računima je neophodno za tvrtke koje žele imati uređene i učinkovite poslovne procese. FAROS je ERP sustav dizajniran za ubrzavanje i olakšavanje poslovnih procesa. U ovom članku pronaći ćete sve potrebne informacije o funkcioniranju modula e-račun koji korisnicima pomaže uštedjeti i do 50% vremena.
Što je e-račun?
E-račun u potpunosti digitalizira i zamjenjuje fizičko kolanje dokumenata. Najčešće je integriran u širi informacijski sustav za upravljanje poslovanjem (ERP) poput FAROSA.
Pomaže u poboljšanju postupaka zaprimanja i slanja računa, pojednostavljuje tijekove rada za praćenje ulaznih i izlaznih računa, štedi vrijeme i novac, a mogućnost ljudske pogreške smanjuje na minimum.
E-račun funkcionira i kao digitalni arhiv ulaznih i izlaznih računa što omogućava spremanje i upravljanje svih dokumenata na jednom mjestu. Uz e-račun zaprimanje i slanje dokumenata postaje potpuno transparentno. Ovlašteni korisnici pristupaju na jedan klik s bilo kojeg mjesta u bilo kojem trenutku. Također, eliminira potrebu ispisivanja računa i fizičkog arhiviranja i tako smanjuje količinu papira čime pozitivno doprinosi zaštiti okoliša.
Kako funkcionira digitalno zaprimanje ulaznih računa u FAROS-u?
- Ulazni računi se zaprimaju digitalnim putem u poveznici sa servisom Moj e-račun.
- FAROS je u potpunosti integriran sa servisom Moj e-račun što znači da korisnik s portalom komunicira izravno iz FAROS-a bez potrebe za izlaskom iz sustava i zasebnom prijavom na portal.
- Računi se zaprimaju automatski u Knjigu e-računa uz redovita dnevna osvježavanja. U slučaju potrebe korisnik može pokrenuti ručno učitavanje računa s portala u FAROS.
- Pri učitavanju računa u FAROS sva se polja popunjavaju automatski što drastično skraćuje vrijeme potrebno za ručni unos. Prije verifikacije ulaznog računa, korisniku preporučamo kontrolu podataka. Korisnicima je omogućen ručni unos dodatnih podataka i korekcija.
- Ulazni račun sadržava:
- XML
- Tisak računa u PDF formatu
- Priloge
- Digitalni arhiv ulaznih računa – s obzirom na to da se računi zaprimaju digitalnim putem nema potrebe za ispisom istih.
- Digitalni arhiv olakšava pristup i ubrzava pretragu ulaznih računa svim korisnicima koji imaju ovlasti. Oni im mogu pristupiti s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme. (Prisjetite se kako izgleda i što podrazumijeva pretraga računa u registratorima).
Kako funkcionira digitalno slanje izlaznih računa u FAROS-u?
- Slanje računa iz FAROS-a odvija se posredstvom portala Moj e-račun
- Računi se kreiraju u FAROS-u i direktno se šalju kupcima (bez potrebe ručnog unosa računa na portal Moj e-račun).
- Korisnici u FAROS-u mogu pratiti status poslanih e-računa (poslan, zaprimljen, potvrđen, odbijen). Statusi se automatski osvježavaju u Farosu pa nema potrebe za paralelnim radom na portalu Moj e-račun.
- XML i PDF računa kreira se automatski prilikom slanja. Prilozi se prilažu zasebno i šalju uz e-račun.
- FAROS automatski prepoznaje kupce koji koriste uslugu digitalnog zaprimanja računa. Korisnicima su unutar FAROS-a dostupni podaci o registriranim korisnicima portala Moj e-račun. Dovoljan je jedan klik za slanje e-računa.
- No to ne znači da svi oni moraju primiti račun digitalnim putem. Za račune koje kupci i dalje žele primati poštom moguće je unaprijed definirati postavke na ekranu kupca.
- Jedna od značajnijih funkcionalnosti FAROS-a za uštedu vremena je slanje svih računa istovremeno putem e-računa, odnosno slanje neograničenog broja računa „na jedan klik“.
- Podaci se prenose automatski što štedi vrijeme koje bi se potrošilo na ručno prepisivanje i smanjuje pogreške.
