Digitalni arhiv: poslovna dokumentacija uvijek na dohvat ruke

Fizički arhiv zahtijeva previše mjesta i troši vrijeme, predstavlja zastarijelo neekološko poslovanje

Bez obzira na core business, svaka poslovna organizacija proizvodi pozamašnu količinu dokumentacije koju su dužne čuvati. Poneki dokumenti praktički se moraju pohraniti zauvijek, čak i u slučaju zatvaranja tvrtke.

Upravljanje dokumentacijom samo naizgled izgleda kao banalan poslovni proces. A stvari su se dodatno zakomplicirale nedavno u vrijeme pandemije kada su nam fizička ograničenja onemogućila pristup arhivima.

Najčešći problemi s fizičkim arhivom:

  • Nedostatak prostora za pohranu dokumentacije
  • Otežan pristup dokumentima
  • Vremenska ograničenja za pristup dokumentima
  • Gubitak vremena za prikupljanje potpisa svih sudionika (Sjećamo se vremena kada je naša tajnica pola dana trošila na prikupljanje potpisa na platnim listićima što od djelatnika, a što od nadređenih. A tada nas je bilo manje od 30!!!)
  • Pronalazak dokumenta u trenutku kada je uistinu potreban je prava umjetnost
  • Velika količina potrošenog papira (I tu se sjećamo naše tajnice kako je prilikom isplate svake plaće trošila paket papira…)

Što je digitalni arhiv u ERP sustavu i kako pomaže poslovanju?

Digitalni arhiv u Farosu

Digitalni arhiv u ERP sustavu ubrzava, olakšava i pojednostavljuje poslovanje. Faros ERP korisnicima nudi čitav niz pogodnosti za pohranu poslovne dokumentacije.

Poslovna dokumentacija više ne zauzima fizički prostor

Ormari i prostorije stvar su prošlosti. Faros ERP u Cloud-u svu generiranu poslovnu dokumentaciju, zajedno s prilozima pohranjuje u virtualnom prostoru.

Visoki kriteriji sigurnosti dokumenata

Pružatelj usluge Faros ERP-a dužan je brinuti se o sigurnosti podataka i dokumentacije kupaca. Čuvamo ih u vlastitom moderno opremljenom i sigurnom podatkovnom centru RIS uz protokole ISO 27000 norme. Svi podaci kopiraju se na udaljenu lokaciju za oporavak u slučaju katastrofe kojom se osigurava nesmetan nastavak rada sustava, čak i u najgorim okolnostima.

Ured bez papira

Digitalni arhiv uz ostale funkcionalnosti (npr. e-račun, e-potpis…) omogućava vođenje poslovanja po principima paperless office. Niti jedan dokument nije potrebno tiskati na papiru čime se smanjuju uredski troškovi i pozitivno utječe na ekologiju.

Pristup u bilo koje vrijeme s bilo koje lokacije

Usluga Faros ERP Cloud omogućava korisnicima pristup digitalnom arhivu, sukladno dodijeljenim ovlastima, s bilo koje lokacije u bilo koje vrijeme. Korisnici više ne dolaze u arhiv i gube vrijeme na pretraživanje u registratorima.

Napredne mogućnosti za jednostavnu i brzu pretragu

Dokumenti su dostupni s različitih pregleda, a mogu se pretraživati s jednog mjesta prema vrsti dokumenta.

Brzo i jednostavno prilaganje dodatne dokumentacije

Još uvijek dio dokumentacije poput računa ili ponuda stiže poštom. U Faros se mogu dodati direktnim skeniranjem. Također, postoji opcija i ručnog prilaganja.

Automatska generiranja u PDF

Poslovna dokumentacija (npr. ponude, računi, platni listići) izrađena u Farosu automatski se generira u PDF format i tako pohranjuje u digitalni arhiv.

  • Ulazni računi

  • Izlazni računi

  • Ugovori kupaca

  • Ugovori dobavljača

  • Potpuna kadrovska evidencija

    • Ugovori

    • PK kartice

    • Aneksi

    • Odluke o godišnjim odmorima

  • Ponude

Provjeri napredne mogućnosti Faros ERP sustava!

#paperlessoffice

Konferencija E_BIZ

Farosovci na konferenciji E_BIZ

Što poduzimamo vezano za prelazak na euro? Pratimo razvoj događanja i zakonodavne okvire, sudjelujemo na radionicama i predavanjima, analiziramo i planiramo potrebne izmjene, razgovaramo s

Ova stranica koristi kolačiće za pružanje boljeg korisničog iskustva.