Fizički arhiv zahtijeva previše mjesta i troši vrijeme, predstavlja zastarijelo neekološko poslovanje
Bez obzira na core business, svaka poslovna organizacija proizvodi pozamašnu količinu dokumentacije koju su dužne čuvati. Poneki dokumenti praktički se moraju pohraniti zauvijek, čak i u slučaju zatvaranja tvrtke.
Upravljanje dokumentacijom samo naizgled izgleda kao banalan poslovni proces. A stvari su se dodatno zakomplicirale nedavno u vrijeme pandemije kada su nam fizička ograničenja onemogućila pristup arhivima.
Najčešći problemi s fizičkim arhivom:
- Nedostatak prostora za pohranu dokumentacije
- Otežan pristup dokumentima
- Vremenska ograničenja za pristup dokumentima
- Gubitak vremena za prikupljanje potpisa svih sudionika (Sjećamo se vremena kada je naša tajnica pola dana trošila na prikupljanje potpisa na platnim listićima što od djelatnika, a što od nadređenih. A tada nas je bilo manje od 30!!!)
- Pronalazak dokumenta u trenutku kada je uistinu potreban je prava umjetnost
- Velika količina potrošenog papira (I tu se sjećamo naše tajnice kako je prilikom isplate svake plaće trošila paket papira…)
Što je digitalni arhiv u ERP sustavu i kako pomaže poslovanju?
Digitalni arhiv u Farosu
Digitalni arhiv u ERP sustavu ubrzava, olakšava i pojednostavljuje poslovanje. Faros ERP korisnicima nudi čitav niz pogodnosti za pohranu poslovne dokumentacije.
Poslovna dokumentacija više ne zauzima fizički prostor
Ormari i prostorije stvar su prošlosti. Faros ERP u Cloud-u svu generiranu poslovnu dokumentaciju, zajedno s prilozima pohranjuje u virtualnom prostoru.
Visoki kriteriji sigurnosti dokumenata
Pružatelj usluge Faros ERP-a dužan je brinuti se o sigurnosti podataka i dokumentacije kupaca. Čuvamo ih u vlastitom moderno opremljenom i sigurnom podatkovnom centru RIS uz protokole ISO 27000 norme. Svi podaci kopiraju se na udaljenu lokaciju za oporavak u slučaju katastrofe kojom se osigurava nesmetan nastavak rada sustava, čak i u najgorim okolnostima.
Ured bez papira
Digitalni arhiv uz ostale funkcionalnosti (npr. e-račun, e-potpis…) omogućava vođenje poslovanja po principima paperless office. Niti jedan dokument nije potrebno tiskati na papiru čime se smanjuju uredski troškovi i pozitivno utječe na ekologiju.
Pristup u bilo koje vrijeme s bilo koje lokacije
Usluga Faros ERP Cloud omogućava korisnicima pristup digitalnom arhivu, sukladno dodijeljenim ovlastima, s bilo koje lokacije u bilo koje vrijeme. Korisnici više ne dolaze u arhiv i gube vrijeme na pretraživanje u registratorima.
Napredne mogućnosti za jednostavnu i brzu pretragu
Dokumenti su dostupni s različitih pregleda, a mogu se pretraživati s jednog mjesta prema vrsti dokumenta.
Brzo i jednostavno prilaganje dodatne dokumentacije
Još uvijek dio dokumentacije poput računa ili ponuda stiže poštom. U Faros se mogu dodati direktnim skeniranjem. Također, postoji opcija i ručnog prilaganja.
Automatska generiranja u PDF
Poslovna dokumentacija (npr. ponude, računi, platni listići) izrađena u Farosu automatski se generira u PDF format i tako pohranjuje u digitalni arhiv.
Ulazni računi
Izlazni računi
Ugovori kupaca
Ugovori dobavljača
Potpuna kadrovska evidencija
Ugovori
PK kartice
Aneksi
Odluke o godišnjim odmorima
Ponude
