Faros ERP omogućava digitalno kolanje dokumentacije što se odnosi na proces elektroničkog prijenosa, dijeljenja i upravljanja dokumentima unutar organizacije ili između poslovnih organizacija. Ovaj koncept ima za cilj zamijeniti tradicionalne, papirnate sustave s digitalnim rješenjima kako bi se poboljšala učinkovitost, smanjili troškovi i omogućila lakša suradnja.
Kolanje dokumentacije u Farosu ERP-u na primjeru ulaznog računa za usluge grafičkog dizajna
U RIS Software Odjelu financija i računovodstva proces odobravanja ulaznih računa i ostale dokumentacije postao je jednostavan i učinkovit zahvaljujući Faros ERP sustavu. Na jednostavnom primjeru računa za usluge grafičkog dizajna pokazat ćemo kako se digitalno kolanje dokumentacije može prilagoditi specifičnostima poslovanja, posebice kada je riječ o godišnjim ugovorima s dobavljačima.
Svaki mjesec, Odjel financija i računovodstva prima e-račun za usluge grafičkog dizajna, u sklopu godišnjeg ugovora s dobavljačem. Osim osnovnih podataka, račun sadrži prilog s detaljima aktivnosti i radnim satima, a za njegovo plaćanje potrebno je odobrenje od strane naručitelja iz odjela marketinga. Faros ERP automatski pohranjuje ovaj račun u pomoćnu e-računi knjigu. Zadužena osoba iz financija pregledava podatke na računu, provjerava točnost iznosa te zatim unutar modula Ulazni računi u Faros ERP-u šalje dokument na odobravanje odgovornoj osobi. Voditelj marketinga prima obavijest putem e-maila s PDF računom i linkom za odobravanje. Bez otvaranja programa za računovodstvo, voditelj marketinga može odobriti račun jednostavnim klikom na gumb u e-mailu.
U RIS Software Odjelu financija i računovodstva proces odobravanja ulaznih računa i ostale dokumentacije postao je jednostavan i učinkovit zahvaljujući Faros ERP sustavu. Na jednostavnom primjeru računa za usluge grafičkog dizajna pokazat ćemo kako se digitalno kolanje dokumentacije može prilagoditi specifičnostima poslovanja, posebice kada je riječ o godišnjim ugovorima s dobavljačima.
Svaki mjesec, Odjel financija i računovodstva prima e-račun za usluge grafičkog dizajna, u sklopu godišnjeg ugovora s dobavljačem. Osim osnovnih podataka, račun sadrži prilog s detaljima aktivnosti i radnim satima, a za njegovo plaćanje potrebno je odobrenje od strane naručitelja iz odjela marketinga. Faros ERP automatski pohranjuje ovaj račun u pomoćnu e-računi knjigu. Zadužena osoba iz financija pregledava podatke na računu, provjerava točnost iznosa te zatim unutar modula Ulazni računi u Faros ERP-u šalje dokument na odobravanje odgovornoj osobi. Voditelj marketinga prima obavijest putem e-maila s PDF računom i linkom za odobravanje. Bez otvaranja programa za računovodstvo, voditelj marketinga može odobriti račun jednostavnim klikom na gumb u e-mailu.
Proces odobravanja računa u Farosu potpuno je transparentan. Svim osobama uključenima u proces odobravanja vidljiv je status dokumenta. Nakon što odobrenje stigne, Faros ERP automatski šalje obavijest i račun likvidatoru na e-potpis. Daljnje aktivnosti mijenjaju status računa u sustavu, a moguće je automatski generirati vriman i obavijestiti sljedeću osobu u hijerarhiji digitalnog kolanja dokumentacije putem e-maila.
Jedna od ključnih funkcionalnosti je “Potpiši sve dokumente iz pregleda” koja značajno olakšava proces digitalnog potpisivanja. Likvidator može istovremeno potpisivati sve pregledane dokumente jednim klikom, čime se ubrzava cijeli postupak.
Faros ERP prilagođava digitalno kolanje dokumentacije različitim procesima i hijerarhijama tvrtki, čineći ga fleksibilnim rješenjem za efikasno upravljanje ulaznim računima i drugim poslovnim dokumentima.
Svi dokumenti u Faros ERP-u mogu se prilagoditi za digitalno kolanje unutar tvrtke!
Implementacija digitalnog kolanja dokumentacije može uključivati različite vrste dokumenata ovisno o potrebama i prirodi poslovanja tvrtke. U većini organizacija, digitalno kolanje obuhvaća sljedeće vrste dokumenata:
- Ugovori i pravna dokumentacija
- Ulazni računi
- Izlazni računi
- Porezni dokumenti
- Izvještaji o troškovima
- Različiti financijski zapisi
- Radni ugovori sa zaposlenicima
- Putni nalozi
- Zahtjevi za godišnjim odmorima
- Različite odluke vijeća, uprave ili nadzornog odbora tvrtke
- Administrativni dokumenti (dopisi, memorandumi, bilješke s sastanaka, te ostalih dokumenata koji se koriste u svakodnevnom poslovanju).
Važno je prilagoditi implementaciju digitalnog kolanja specifičnim potrebama tvrtke. Uvođenje odgovarajuće programske opreme za upravljanje dokumentima (Document Management System – DMS) često je ključno kako bi se omogućilo učinkovito kolanje i upravljanje dokumentacijom.
